Política de Retenção de Dados
Descreve os critérios usados para definir por quanto tempo dados pessoais, registros acadêmicos, financeiros, contratuais e de segurança são mantidos.
RD-1. Princípios
RD-1.1. O AcervoMED busca manter dados pessoais somente pelo período necessário às finalidades informadas, às obrigações aplicáveis e ao exercício regular de direitos.
RD-1.2. O prazo adequado varia conforme a categoria do dado, sua finalidade, sensibilidade, risco, obrigação de conservação e necessidade de auditoria.
RD-2. Perfil e dados acadêmicos
RD-2.1. Dados de perfil são mantidos enquanto a conta estiver ativa e, após pedido de exclusão, são eliminados ou anonimizados conforme o fluxo de exclusão.
RD-2.2. Progresso, favoritos, respostas e outros dados de estudo individual poderão permanecer por uma janela operacional curta necessária para concluir exclusões, rotinas de backup e consistência técnica, sendo depois eliminados ou anonimizados quando não houver outra base de conservação.
RD-3. Dados financeiros e contratuais
RD-3.1. Registros de solicitações de compra, pagamentos, reembolsos, notas operacionais, fornecedor aplicável, versões de políticas, hashes e aceites poderão ser conservados por período superior ao da conta quando necessários para obrigações legais, contábeis, fiscais, consumeristas, prevenção de fraude ou defesa de direitos.
RD-3.2. A exclusão da conta não altera obrigações já constituídas nem apaga a prova histórica de uma contratação legítima.
RD-4. Segurança e incidentes
RD-4.1. Logs e evidências de segurança poderão ser retidos pelo período necessário à investigação, prevenção de fraude, resposta a incidentes e atendimento de obrigações regulatórias.
RD-4.2. Registros de incidentes envolvendo dados pessoais serão preservados pelo período mínimo exigido pela regulamentação aplicável quando houver tal obrigação.
RD-5. Matriz operacional
RD-5.1. O AcervoMED mantém uma matriz operacional de retenção por categoria. Ela pode ser ajustada quando houver mudança legal, regulatória, contratual, de infraestrutura ou de risco.
RD-5.2. A existência de um prazo interno não autoriza retenção desnecessária. Sempre prevalecem os princípios de necessidade, minimização e finalidade.
RD-6. Anonimização
RD-6.1. Quando o dado deixar de ser necessário de forma identificável, o AcervoMED poderá anonimizá-lo e manter apenas estatísticas ou informações que não permitam identificar razoavelmente o titular.